Capacitação teve como principal foco orientar os profissionais sobre a técnica de manuseio de arquivos a serem digitalizados e a forma de indexação desse material em sistema eletrônico

Servidores das secretarias de Planejamento e Administração participaram na terça-feira (19/7) de treinamento com a empresa GI Geoprocessamento sobre digitalização de documentos. A capacitação teve como principal foco orientar os profissionais sobre a técnica de manuseio de arquivos a serem digitalizados e a forma de indexação desse material em sistema eletrônico. A iniciativa faz parte do processo de modernização de procedimentos administrativos da Prefeitura de Patos de Minas que já trabalha com ferramentas como o Aprova Digital e o aplicativo Conecta Patos.

Num primeiro momento, o objetivo é digitalizar arquivos da Secretaria de Planejamento. O trabalho será realizado por uma equipe composta por dez pessoas e um supervisor e coordenado pela GI Geoprocessamento. O diretor de Gestão de Documentos da GI, José Alfredo Júnior, explicou que, até que os documentos sejam disponibilizados eletronicamente, há um caminho longo: inicialmente é feita limpeza e higienização dos documentos com a retirada de poeira e grampos. Em seguida, após ajustes nos tamanhos das folhas, acontece a digitalização do material por meio de escâneres e inserção em meio eletrônico.

 “Aproximadamente dois milhões de documentos do setor de Planejamento serão digitalizados. Arquivos de 2015 para cá passarão a compor banco de dados digital, oferecendo maior facilidade de acesso tanto internamente quanto para consulta externa”, informou José Alfredo. “Após essa etapa inicial, a intenção é que a digitalização seja levada para outros órgãos da administração”, finalizou.

O Arquivo Municipal é um dos setores que vai investir nesse tipo de atividade e, por isso, esteve representado no treinamento pelo gerente de Arquivos e Conservação de Documentos, Jean Ferreira Soares, e por outros cinco servidores. Por conservar extenso acervo constituído de diferentes documentos, muitos deles datados do fim do século XIX, a digitalização será um instrumento importante para o setor. Por meio dela, arquivos volumosos e deterioráveis passarão a ser guardados de forma segura, podendo, inclusive, ser acessados mais ágil e rapidamente. 

“Para o Arquivo, a digitalização de documentos será muito valiosa, pois além de otimizar o processo de arquivamento, permitirá melhor controle da documentação e facilitará sua consulta”, destacou Jean, completando: “Temos muito material antigo, inclusive documentos históricos. Disponibilizá-los digitalmente é uma forma de perpetuar a história de nosso município, uma vez que com o passar dos anos esse material acaba por ficar deteriorado”.